업무 효율을 높이기 위해 G메일로 수신되는 중요한 메일을 노션 데이터베이스에 자동으로 정리하는 방법을 찾고 계신가요? 매일 쏟아지는 이메일 속에서 고객 문의, 주문 정보, 프로젝트 관련 메일 등을 수동으로 노션에 복사하는 작업은 상당한 시간 낭비입니다. 다행히 자동화 도구를 활용하면 이 과정을 완전히 자동화할 수 있습니다. Zapier 연동을 통한 가장 간편한 방법부터 Make 활용으로 더 세밀한 조건 설정까지, 그리고 무료로 사용 가능한 구글 앱스 스크립트 방식까지 총 세 가지 방법을 상세히 소개합니다. 각 방법의 장단점과 설정 과정을 단계별로 안내하여 누구나 쉽게 따라할 수 있도록 구성했습니다. 이 글을 통해 반복적인 데이터 입력 작업에서 벗어나 보다 생산적인 업무에 집중할 수 있는 환경을 만들어보시기 바랍니다.
Zapier 연동으로 간편하게 시작하기
Zapier 연동은 코딩 지식 없이도 G메일과 노션을 연결할 수 있는 가장 접근하기 쉬운 방법입니다. Zapier는 5000개 이상의 앱을 연결하는 자동화 플랫폼으로, 직관적인 인터페이스를 제공하여 초보자도 쉽게 사용할 수 있습니다. 먼저 Zapier 계정을 만든 후 새로운 Zap을 생성합니다. 트리거 앱으로 Gmail을 선택하고 'New Email Matching Search'를 이벤트로 설정합니다. 여기서 중요한 것은 검색 쿼리 작성인데, 예를 들어 특정 발신자로부터 온 메일만 수집하려면 'from:example@email.com'과 같이 입력하면 됩니다. 제목에 특정 키워드가 포함된 메일을 필터링하려면 'subject:주문'처럼 설정할 수 있습니다. Gmail 계정을 연동한 후에는 액션 앱으로 Notion을 선택하고 'Create Database Item'을 지정합니다. 노션 워크스페이스와 연결한 뒤 저장할 데이터베이스를 선택하고, 이메일의 제목은 노션 페이지 제목으로, 본문은 본문 속성으로, 발신자는 텍스트 속성으로 매핑합니다. 날짜 속성에는 수신 시간을 자동으로 기록하도록 설정하면 시간순으로 정렬된 메일 아카이브를 만들 수 있습니다. 무료 플랜에서는 월 100개의 작업만 가능하지만 소규모 프로젝트나 개인 용도로는 충분합니다.
Make 활용하여 복잡한 조건 설정하기
Make 활용은 Zapier보다 더 강력하고 유연한 자동화가 필요한 경우 탁월한 선택입니다. Make는 이전에 Integromat으로 알려진 서비스로, 시각적 워크플로우 빌더를 통해 복잡한 로직을 구현할 수 있습니다. Make에서는 시나리오를 생성하여 Gmail 모듈을 추가하고 'Watch Emails' 트리거를 설정합니다. 여기서 라벨, 발신자, 제목 키워드 등 다중 조건을 동시에 적용할 수 있는 것이 큰 장점입니다. 예를 들어 VIP 고객으로부터 온 긴급 문의 메일만 선별하려면 발신자 필터와 제목 필터를 조합하면 됩니다. 라우터 기능을 사용하면 메일 내용에 따라 서로 다른 노션 데이터베이스로 분기 처리할 수도 있습니다. 첨부파일이 있는 메일은 프로젝트 자료 데이터베이스로, 주문 관련 메일은 주문 관리 데이터베이스로 자동 분류하는 식입니다. Notion 모듈에서는 Create a Database Item 액션을 선택하고 데이터베이스 ID를 입력합니다. 이메일 본문에서 정규표현식을 사용해 특정 정보만 추출하여 노션 속성에 저장하는 고급 설정도 가능합니다. 예를 들어 주문번호나 금액 같은 구조화된 데이터를 파싱하여 별도 필드로 저장할 수 있습니다. Make는 무료 플랜에서 월 1000개 작업을 제공하며, 에러 핸들링과 재시도 로직도 구현할 수 있어 안정성이 높습니다.
구글 앱스 스크립트로 무료 자동화 구축하기
구글 앱스 스크립트는 완전히 무료로 사용할 수 있는 자동화 방법으로, 약간의 코딩 지식만 있다면 비용 부담 없이 강력한 시스템을 구축할 수 있습니다. Google Apps Script는 자바스크립트 기반의 클라우드 스크립팅 플랫폼으로, Gmail과 직접 통합되어 있어 별도의 인증 과정이 간소합니다. 먼저 script.google.com에 접속하여 새 프로젝트를 생성합니다. GmailApp 서비스를 사용해 특정 라벨이나 검색 조건에 맞는 스레드를 가져오는 함수를 작성합니다. 예를 들어 'label:important is:unread' 쿼리로 중요하고 읽지 않은 메일만 필터링할 수 있습니다. 각 메일에서 제목, 본문, 발신자, 수신 시간 등의 정보를 추출한 후 UrlFetchApp을 사용하여 Notion API로 POST 요청을 보냅니다. Notion API 키는 노션 설정에서 생성할 수 있으며, 데이터베이스 ID는 데이터베이스 URL에서 확인 가능합니다. API 요청 본문에는 페이지 속성을 JSON 형식으로 구성하여 전달하는데, 텍스트 속성은 rich_text 타입으로, 날짜 속성은 date 타입으로 맞춰야 합니다. 스크립트를 저장한 후 트리거를 설정하여 5분, 10분, 1시간 단위로 자동 실행되도록 예약할 수 있습니다. 처리한 메일에는 자동으로 특정 라벨을 붙이거나 읽음 처리하여 중복 저장을 방지하는 로직도 추가하면 좋습니다. 이 방식은 실행 횟수 제한이 있지만 일반적인 사용에는 충분하며, 모든 코드가 구글 클라우드에서 실행되어 별도 서버가 필요 없다는 장점이 있습니다.
G메일에서 노션으로 이메일을 자동 저장하는 세 가지 방법을 모두 살펴보았습니다. 간편함을 원한다면 Zapier 연동이, 복잡한 조건과 분기 처리가 필요하다면 Make 활용이, 비용 절감과 완전한 커스터마이징을 원한다면 구글 앱스 스크립트가 최선의 선택입니다. 각 방법마다 장단점이 명확하므로 본인의 기술 수준과 업무 요구사항을 고려하여 적합한 도구를 선택하시기 바랍니다. 초기 설정에 투자하는 시간은 이후 절약되는 수십 시간의 반복 작업을 생각하면 충분히 가치 있는 일입니다. 자동화를 통해 정보를 체계적으로 관리하고 업무 생산성을 한 단계 높여보시기 바랍니다. 이메일 관리가 더 이상 부담이 아닌 자동으로 정리되는 시스템이 된다면, 여러분은 더 중요한 의사결정과 창의적인 업무에 집중할 수 있을 것입니다.