슬랙을 사용하는 팀이라면 반복적인 업무로 인한 피로감을 경험해본 적이 있을 것입니다. 매번 신입사원이 입사할 때마다 환영 메시지를 작성하고, 휴가 승인을 처리하며, 주간 회의 리마인더를 발송하는 일은 생각보다 많은 시간을 소모합니다. 이러한 단순 반복 작업이 누적되면 정작 중요한 업무에 집중할 시간이 부족해지고, 때로는 깜빡 잊어버려 문제가 발생하기도 합니다. 슬랙 워크플로우 빌더는 이러한 반복 작업을 코딩 지식 없이도 자동화할 수 있는 강력한 도구입니다. 드래그 앤 드롭 방식의 직관적인 인터페이스를 통해 누구나 쉽게 자동화를 구현할 수 있으며, 한번 설정하면 지속적으로 작동하여 업무 효율성을 극대화할 수 있습니다. 본 글에서는 신입사원 환영 자동화로 온보딩 프로세스 간소화하기, 승인 요청 워크플로우 빌더로 의사결정 프로세스 구조화하기, 정기 리마인더 설정으로 중요 업무 놓치지 않기 등 세 가지 핵심 시나리오를 중심으로 슬랙 워크플로우 빌더의 실제 활용 방법을 상세히 안내하여 팀의 생산성을 높이는 구체적인 방법을 제시합니다.
신입사원 환영 자동화로 온보딩 프로세스 간소화하기
신입사원 환영은 온보딩 프로세스의 첫 단추입니다. 신입사원이 입사하면 인사팀, 직속 팀장, 동료들이 각각 환영 메시지를 보내고 필요한 정보를 전달해야 하는데, 이를 수동으로 처리하면 담당자의 부담이 크고 때로는 빠뜨리는 경우도 발생합니다. 워크플로우 빌더를 활용하면 이 과정을 완전히 자동화할 수 있습니다. 먼저 슬랙 워크스페이스 상단의 메뉴에서 도구 및 설정을 클릭한 후 워크플로우 빌더를 선택합니다. 새 워크플로우 만들기 버튼을 클릭하고 트리거로 채널에 사용자가 참여했을 때를 선택합니다. 이렇게 설정하면 신입사원이 특정 채널에 입장하는 순간 자동으로 워크플로우가 실행되는 것입니다. 다음 단계에서는 메시지 보내기 액션을 추가하여 환영 메시지 내용을 작성합니다. 회사 소개, 주요 연락처, 유용한 링크, 업무 가이드, 복지 안내, 사내 시스템 접속 방법 등을 포함할 수 있으며, 변수 삽입 기능을 사용하면 신입사원의 이름을 자동으로 불러와 개인화된 메시지를 전달할 수 있습니다. 추가로 DM 보내기 액션을 연결하면 신입사원에게 직접 메시지를 발송하여 온보딩 체크리스트나 첫 주 일정을 상세하게 안내할 수 있습니다. 필요한 경우 특정 시간 지연 액션을 추가하여 입사 일주일 후 자동으로 피드백을 요청하는 메시지를 보낼 수도 있으며, 부서별로 다른 환영 메시지를 설정하여 맞춤형 온보딩 경험을 제공할 수도 있습니다. 이러한 자동화는 인사팀의 업무 부담을 크게 줄여주며, 신입사원에게는 일관되고 전문적인 첫인상을 제공하여 조직에 빠르게 적응할 수 있도록 돕습니다. 또한 모든 신입사원이 동일한 정보를 받을 수 있어 공평성도 확보되며, 중요한 정보를 누락하는 실수를 방지할 수 있어 조직의 전문성을 높입니다. 워크플로우는 언제든지 수정이 가능하므로 조직의 변화에 맞춰 유연하게 업데이트할 수 있습니다.
승인 요청 워크플로우 빌더로 의사결정 프로세스 구조화하기
승인 요청은 조직 내 의사결정의 핵심 프로세스입니다. 휴가 신청, 예산 승인, 콘텐츠 게시 승인, 장비 구매 요청, 출장 승인, 교육 신청 등 다양한 승인 프로세스를 워크플로우 빌더로 체계화할 수 있습니다. 승인 요청 워크플로우를 만들기 위해서는 먼저 트리거를 단축 명령어로 설정합니다. 예를 들어 /휴가신청이라는 단축 명령어를 만들면 팀원들이 이 명령어를 입력했을 때 워크플로우가 즉시 시작됩니다. 첫 번째 단계로 양식 열기 액션을 추가하여 휴가 시작일, 종료일, 사유, 업무 인수인계 계획 등의 정보를 입력받습니다. 양식에는 텍스트 필드, 날짜 선택기, 드롭다운 메뉴, 라디오 버튼 등 다양한 입력 유형을 사용할 수 있어 필요한 정보를 체계적으로 수집할 수 있습니다. 양식이 제출되면 메시지 보내기 액션을 통해 승인자에게 즉각 알림을 발송합니다. 여기서 핵심은 승인 또는 거부 버튼을 메시지에 추가하는 것입니다. 승인자가 버튼을 클릭하면 해당 응답에 따라 서로 다른 액션이 실행되도록 조건부 분기를 설정할 수 있습니다. 승인이 완료되면 신청자에게 DM으로 결과를 통보하고, 동시에 공유 캘린더나 구글 시트에 정보를 자동으로 기록하는 액션까지 연결하면 완벽한 승인 시스템이 구축됩니다. 또한 승인 거부 시 사유를 입력받는 추가 양식을 연결하여 명확한 커뮤니케이션을 유지할 수 있으며, 다단계 승인이 필요한 경우 여러 승인자를 순차적으로 연결할 수도 있습니다. 이 과정에서 모든 승인 내역이 슬랙에 자동으로 기록되어 투명성과 추적성이 확보되며, 나중에 감사나 보고 목적으로 활용할 수 있습니다. 워크플로우를 통한 승인 프로세스는 이메일이나 메신저로 주고받는 것보다 훨씬 체계적이고 효율적이며, 승인 소요 시간도 크게 단축되어 조직의 의사결정 속도를 높입니다.
정기 리마인더 설정으로 중요 업무 놓치지 않기
정기 리마인더는 중요한 업무를 빠짐없이 처리하는 열쇠입니다. 주간 회의, 월간 보고서 제출, 정기 점검, 분기별 목표 검토, 팀 빌딩 이벤트, 고객 미팅, 성과 평가 일정 등 반복되는 업무에 대한 리마인더를 자동화하면 팀원들이 중요한 일정을 놓치는 일이 없습니다. 정기 리마인더를 만들기 위해서는 트리거로 예약된 날짜 및 시간을 선택합니다. 여기서 매주 월요일 오전 9시, 매월 마지막 금요일 오후 3시, 매일 오후 6시, 격주 화요일 등 다양한 반복 패턴을 정확하게 설정할 수 있습니다. 슬랙의 시간대 설정에 따라 자동으로 조정되므로 글로벌 팀에서도 유용하게 활용됩니다. 트리거 설정 후 메시지 보내기 액션을 추가하여 리마인더 내용을 작성합니다. 단순히 텍스트만 보내는 것이 아니라 관련 문서 링크, 이전 회의록, 체크리스트, 참고 자료, 준비물 안내 등을 함께 포함하면 더욱 효과적입니다. 채널 메시지와 개인 DM을 조합하여 사용할 수도 있습니다. 예를 들어 전체 팀 채널에는 회의 안건을 공유하고, 발표자에게는 개별적으로 준비 사항을 상세히 리마인드하는 방식입니다. 또한 메시지에 반응 버튼을 추가하여 참석 여부를 즉시 확인하거나, 양식을 연결하여 사전 질문을 수집할 수도 있습니다. 특정 채널의 메시지를 모니터링하여 특정 키워드가 언급되지 않으면 자동으로 알림을 보내는 고급 리마인더도 구현할 수 있으며, 휴일이나 주말에는 리마인더를 건너뛰도록 조건을 설정할 수도 있습니다. 정기 리마인더는 팀의 일정 관리를 자동화하여 생산성을 높이는 가장 간단하면서도 강력한 워크플로우이며, 설정 후에는 별도 관리 없이 지속적으로 작동하여 팀원들의 업무 리듬을 유지하는 데 큰 도움이 됩니다. 복잡한 프로젝트 일정이라도 여러 개의 리마인더를 조합하여 효과적으로 관리할 수 있습니다.
슬랙 워크플로우 빌더는 코딩 지식이 없어도 누구나 업무 자동화를 구현할 수 있는 혁신적인 도구입니다. 신입사원 환영부터 승인 요청, 정기 리마인더까지 다양한 업무 시나리오에 적용할 수 있으며, 한번 설정해두면 지속적으로 시간을 절약할 수 있습니다. 워크플로우 빌더의 진정한 가치는 반복 작업을 자동화함으로써 팀원들이 더 창의적이고 전략적인 업무에 집중할 수 있도록 돕는다는 점입니다. 처음에는 간단한 워크플로우부터 시작하여 점차 복잡한 자동화로 확장해나가는 것을 권장합니다. 슬랙 커뮤니티에는 수많은 워크플로우 템플릿과 사용 사례가 공유되고 있으므로 이를 참고하면 더욱 효과적인 자동화를 구축할 수 있습니다. 지금 바로 워크플로우 빌더를 활용하여 팀의 업무 효율성을 한 단계 높여보시기 바랍니다.